Les actualitÉs : Banque en ligne

01.08.2011

La solution du coffre-fort numérique pour stocker ses documents sensibles

Plusieurs options sont à présent disponibles sur le marché pour conserver ses documents numériques. Les coffres-forts numériques personnels offrent un service d’archive sécurisé pour les documents administratifs, factures, contrats…

L’objet du coffre-fort numérique

Factures et divers documents administratifs (contrat de travail, contrat de garantie…) doivent légalement être conservés ce qui suppose de l’espace et de l’organisation. L’inconvénient majeur des exemplaires papiers est qu’ils se dégradent avec le temps et sont facilement perdus.

Pour les conserver durablement, il est désormais possible de procéder à leur numérisation. Si les documents sont trop nombreux, ou à défaut de posséder un scanner, des services spécialisés se chargent de les numériser. L’espace sur lequel les fichiers seront stockés doit alors être personnel et sécurisé.

Précisément, le coffre-fort numérique se définit comme un espace en ligne personnel et sécurisé. Les données sont cryptées et accessibles par mot de passe depuis tout accès à Internet. Les documents ont l’avantage d’être stockés à l’extérieur du domicile.

 

L’usage du coffre-fort numérique

Le coffre-fort en ligne s’apparente à un tiers de confiance. Il est un moyen de centraliser toutes les informations sur les fournisseurs essentiels et abonnements en cours : contacts et références du dossier client pour l’eau, l’électricité, la banque, l’assurance, le téléphone et internet…

Pour avoir accès à l’ensemble de ses comptes auprès de ses fournisseurs, le coffre-fort électronique est un moyen sûr de stocker identifiants et mots de passe.

C’est également un moyen d’avoir toujours accès au montant et dates des factures et d’optimiser la gestion du foyer. Le coffre fort se partage facilement avec le conjoint et permet de centraliser toutes les informations liées aux dépenses, mais également aux enfants. Il est possible de programmer des « rappels » par e-mails ou par sms pour le paiement des factures ou pour les rendez-vous importants.

Considéré comme un outil de gestion familiale, l’offre de coffre-fort est d’ailleurs souvent complétée par des services de gestion annexes, tels que le planning, des modèles de courriers, la liste de courses, un annuaire téléphonique…

Les offres de coffres-forts

La première solution est de sauvegarder dans un répertoire dédié de sa messagerie les factures que des fournisseurs tels qu’EDF, GDF, Orange, ou les banques envoient par email.

Sinon, on peut se tourner vers les offres spécialisées dont les prix varient en fonction de l’espace de stockage disponible, la durée de conservation et les services annexes proposés.

Digicoffre :

C’est un espace proposé par La Poste gratuit ou payant selon les versions.

HomeBubble :

C’est un espace de 500 Mo de stockage, déjà réparti selon 6 thèmes : habitation, santé, enfant, banque, transport et achat. Ce coffre-fort numérique est parfaitement adapté à la gestion du foyer. Sa version de base est gratuite et il existe des extensions qui constituent des versions payantes : Bubble Giga et Bubble Plus.

Moncoffre.net :

C’est un coffre-fort à la sécurité renforcée qui s’accompagne d’une clé USB unique et indispensable pour accéder aux fichiers. Selon les versions cette offre coûte de 6€ à 55€ par mois.

e-coffrefort.fr :

C’est un espace payant qui s’accompagne d’options en fonction du nombre d’utilisateurs. Selon sa configuration, il coûte de 3 à 12 € par mois.

MyPrimobox.com :

La cotisation est de 2,5 € à 14,90€ et plus selon la capacité de stockage réservée. Cette offre propose en supplément un service d’envoi de documents par la Poste.
Myarchivebox.com :

Ce service de stockage de documents est spécialement conçu pour les expatriés.

Aujourd’hui, les offres de coffres-forts numériques se généralisent et, si elles sont parfaitement adaptées à la gestion du foyer, elles répondent tout autant aux impératifs de gestion et de conservation des documents d’une entreprise.